Votre mariage approche à l'horizon et vous avez décidé de faire appel à un organisateur pour vous aider à alléger votre charge. Excellente idée. (Vous pouvez consulter notre liste des meilleurs organisateurs de mariage et concepteurs d'événements ici si vous souhaitez faire appel à l'un de nos professionnels préférés pour votre grand jour.) Avant de signer un contrat, cependant, il y a beaucoup de choses à considérer. Et même lorsque vous choisissez un expert pour coordonner votre grand jour, les organisateurs d'événements disent qu'il y a certaines questions non négociables que vous devez absolument poser par la suite.
Nous avons présenté plusieurs questions essentielles à poser lorsque vous décidez qui embaucher, ainsi que quelques questions importantes à poser après avoir sélectionné ce fournisseur.
1. Si je travaille avec votre entreprise, le processus de planification et de conception sera-t-il collaboratif ?
Avant d’embaucher un organisateur de mariage, il est important de connaître son style de travail et de savoir s’il complète ou non vos préférences. « Il est important de connaître le type de relation que vous souhaitez tout au long du processus de planification pour trouver la bonne équipe de planification et de conception d'événements. Si vous voulez ne pas intervenir, mais que votre organisateur s'attend à collaborer, le processus pourrait être frustrant », déclareBeth Helmstetter, qui dirige un studio de conception et de production d'événements à Los Angeles, en Californie.
D’un autre côté, si vous souhaitez travailler en étroite collaboration avec un producteur, mais qu’il est généralement propriétaire du projet sans beaucoup de contribution, il ne conviendrait pas globalement.
2. Pouvez-vous me montrer un mariage que vous avez réalisé à un prix similaire ?
Voici une autre question utile pour vous aider à guider le processus avant de prendre une décision d'embauche. « Bien qu'il ne s'agisse pas d'une science exacte, il peut être important d'avoir une idée de ce à quoi vous pouvez vous attendre concernant votre engagement financier avant d'embaucher une équipe de planification », explique Helmstetter. "Ce n'est pas parce qu'un planificateur peut travailler dans les limites de votre budget qu'il peut créer une journée qui répond à vos attentes en matière de budget. Être sur la même longueur d'onde concernant la vision et l'investissement que vous espérez faire atténuera beaucoup de frustration à long terme. route."
3. Quelle est la taille de votre équipe ?
La troisième question que Helmstetter recommande de poser avant d'embaucher un coordinateur de mariage concerne le nombre de collègues avec lesquels il travaille tout au long du processus de planification. "Comprendre la taille de l'équipe travaillant sur votre événement peut vous préparer à quoi vous attendre. Y a-t-il plusieurs personnes avec lesquelles vous interagirez ? Quels sont leurs rôles ? Ou travaillerez-vous directement avec le planificateur principal sur tout, depuis l'invité liste, la chronologie de la conception de l'éclairage et bien plus encore", dit-elle.
"Il est important d'avoir une équipe capable de supporter la taille de l'événement que vous organisez", ajoute-t-elle. "Parfois, cela signifie que vous avez une équipe de quatre personnes qui s'occupent de différentes pièces du puzzle et parfois, c'est juste vous et un planificateur qui travaillez ensemble sur chaque détail."
4. Quels services sont inclus ?
Fallon Carter, fondateur et directeur créatif deÉvénements Fallon Carterbasé à New York, affirme que c'est l'une des premières questions que vous devriez poser à un futur planificateur. "Obtenez des éclaircissements sur les services qu'ils proposent et sur les services qui seront supplémentaires", explique Carter. "Lorsque vous recevez une proposition, assurez-vous d'obtenir tout ce que vous recherchez, en particulier en dehors du jour du mariage. Vont-ils vous aider à gérer le dîner de répétition, le dîner de bienvenue, [ou tout autre] papeterie ? Sont-ils va-t-il vous aider à créer un site Web ? »
Selon Carter, poser des questions directement sur les services offerts par ce professionnel permettra de garder les choses claires dès le départ. (Ces informations sont également souvent incluses dans une note de proposition.)
5. Quel est votre style de communication ?
Ne négligez pas de vous plonger dans cette question avant de signer un contrat avec un organisateur de mariage. "Chaque équipe a sa propre façon de faire les choses. Je demanderais des éclaircissements sur le processus de planification lui-même et sur la manière dont ils organisent les détails", explique Carter. "Comment vous présentent-ils les détails et ce que l'on attend de vous en tant que couple tout au long du processus de planification ? Cela peut consister à examiner les choses, à donner des commentaires et à soumettre des paiements."
Quoi qu'il en soit, sache ce qui t'arriveetce qui leur incombe – ainsi que le format dans lequel le planificateur transmettra cette information. Les questions connexes à poser à ce sujet consistent notamment à savoir s'ils sont plutôt des communicateurs visuels, s'ils utilisent fréquemment des feuilles de calcul ou s'ils se contentent de « longs e-mails avec devoirs ». Quel que soit le style de communication privilégié par un organisateur de mariage, « il est important de comprendre son fonctionnement », explique Fallon.
6. Quelle est votre disponibilité ?
Carter dit de se renseigner sur les heures de bureau et la disponibilité avant de décider de faire appel à un organisateur de mariage. "C'est quelque chose que je demande toujours à mes clients afin que nous soyons plus efficaces en équipe", dit-elle, soulignant que les clients potentiels doivent comprendre que les professionnels du mariage organisent souvent des événements le week-end. Même si vous disposez de plus de temps libre pour planifier votre mariage les samedis et dimanches, ne vous attendez pas à ce que votre organisateur réponde à vos e-mails ou à vos SMS lorsqu'il est occupé à rendre la journée d'un autre couple agréable.
Une fois que vous avez pris connaissance de leur emploi du temps typique, assurez-vous qu'il correspond à votre routine et à celle de votre partenaire et établissez les meilleurs moments pour planifier les appels et les attentes générales en matière de temps de réponse pour les e-mails.
7. Que prévoyons-nous exactement ?
Comme Lauryn Prattes, propriétaire deÉvénements Lauryn PrattesÀ Washington, DC, dit-on, les planificateurs ne savent pas lire dans les pensées. Il est donc impératif de prendre contact avec ce fournisseur au début, au milieu et à la fin du processus (pour savoir quels articles il traitera) afin d'éviter tout malentendu.
"Bien que nous ayons de nombreuses conversations et discussions avec nos clients et espérons que nous sachions tout ce qu'ils souhaitent planifier, ne présumez pas que nous avons quelque chose de prévu si cela n'a pas été discuté", explique Prattes. "La signalisation spécialisée et les sorties de fin de nuit ne sont plus aussi populaires qu'elles l'étaient autrefois, donc votre planificateur pourrait ne pas vous en parler. S'il y a quelque chose dont vous rêviez ou espériez faire, assurez-vous de le dire clairement à votre agenda à l'avance - n'attendez pas simplement qu'il vous pose des questions.
8. Quel est notre plan de pluie, quand prenez-vous cette décision et qui prend la décision finale ?
Personne ne veut penser aux précipitations du grand jour, mais cela vaut la peine d'avoir un plan de pluie avec lequel vous êtes réellement à l'aise (et en avoir un aide à atténuer le trac des météorologues avant le mariage). « Si vous organisez un mariage en plein air, vous voulez être sûr que votre organisateur a mis en place un plan de pluie solide. Les plans de pluie peuvent comporter plusieurs niveaux, allant d'une tente de cérémonie « juste au cas où » à un réaménagement du pire des cas. ", explique Prattes, ajoutant que les entreprises de tentes ou les sites peuvent exiger un certain délai pour prendre ce type de décisions. "
"De plus, l'installation de tentes supplémentaires peut nécessiter une autorisation, donc même si vous n'êtes pas sûr d'en avoir besoin, vous devrez vous assurer que cela est autorisé. Si l'appel de pluie est une décision pendant le match, vous voudrez peut-être désigner quelqu'un... votre planificateur - pour prendre cette décision finale afin que vous ne soyez pas stressé par la météo le jour de votre mariage", dit-elle.
9. Avez-vous un guide des pourboires des fournisseurs ?
Juste au cas où vous n'auriez pas étudié votre dossier completguide pour donner un pourboire à chaque vendeur de mariage, de votre photographe à votre personnel de restauration (spoiler : vous devriez le faire !), il est utile d'en discuter avec votre organisateur de mariage. C'est probablement lui qui connaît le mieux les préférences de vos fournisseurs individuels, qu'il s'agisse de savoir si Venmo est d'accord pour les pourboires ou de planifier l'équipe de production de mise en place et de démontage.
"Vous ne voulez pas être surpris deux jours avant le mariage de devoir retirer des milliers de dollars en espèces de la banque pour obtenir des pourboires auprès des fournisseurs. Bien que les pourboires ne soient jamais requis, ils sont souvent habituels et les organisateurs disposent généralement d'un guide de pourboires qui brise les normes de l'industrie pour remercier vos fournisseurs", déclare Prattes. "Cela vous permettra de planifier à l'avance et de transmettre toute gratification que vous souhaitez partager à votre planificateur pour qu'il la distribue en votre nom."
Cette page a-t-elle été utile ?